Volledige ondersteuning hybride model bij e-facturatie

In de zoektocht naar een manier om zo efficiënt mogelijk om te gaan met het inboeken van in- en verkoopfacturen, kom je al snel uit bij termen als e-facturatie en UBL. En hoewel automatische verwerking aantrekkelijk klinkt, roept het veel vragen op. Voornamelijk omdat niet UBL, maar PDF nog de standaard is voor het verspreiden van facturen. Toch is dat geen reden om niet met e-facturatie te beginnen.

Hybride model hanteren

Een hybride model bij de ontvangst van facturen is heel goed werkbaar. Dat wil zeggen dat het niet uitmaakt hoe een factuur binnenkomt: als papier, foto, PDF of UBL. Belangrijk is dat het uitgaat als UBL. En dat is simpel te realiseren door de diensten van een conversiepartner aan te sluiten.

Gemak voor verzender en ontvanger

Accountants die kiezen voor e-facturatie hoeven klanten niet te verzoeken om facturen in UBL op te sturen. Zij kunnen deze gewoon op dezelfde manier blijven aanleveren. Gemak aan de kant van de verzender dus. En als er een koppeling is gemaakt met een conversiepartner, ondervindt de ontvanger evenveel gemak. De partner zet de facturen, hoe deze ook zijn aangeleverd, om in UBL zodat ze automatisch verwerkt worden in het boekhoudprogramma.

Belangrijk is wel om te realiseren dat een conversiepartner niet hetzelfde is als een partij die scan en herken software aanbiedt. Enkel met een conversiepartner kan een volledigheid van 100% gegarandeerd worden. Daarnaast kunnen zij, met de juiste kwaliteitscontroles en validatie-tools, ook de juistheid garanderen.

"In essentie levert de aanpak van go2UBL op dat de ontvanger maximaal kan profiteren van de voordelen van UBL zonder dat de verzender wordt gedwongen om (in welke vorm dan ook) formaatsaanpassingen te doen. Tegelijkertijd kan de verzender maximaal profiteren van de voordelen van het formaat can zijn voorkeur."

Oplossing voor verdwaalde facturen

De koppeling met een conversiepartner biedt tevens een oplossing voor een veelvoorkomende ergernis: verdwaalde facturen in de inbox. Is een e-mail aangeklikt, dan valt deze niet meer op tussen de rest. Zo kan het weleens gebeuren dat facturen erdoorheen glippen. Een betalingsherinnering kost onnodig tijd en zorgt voor irritatie waar niemand op zit te wachten.

Gebruikers kunnen hun mail automatisch doorsturen naar de conversiepartner of de leveranciers van de gebruikers sturen de inkoopfacturen rechtstreeks naar de conversiepartner. De gebruiker ziet de facturen vervolgens automatisch binnenkomen in het boekhoudprogramma. Hierdoor besparen de gebruiker en leverancier tijd, worden ergernissen van niet betaalde of geboekte facturen en bonnetjes voorkomen en wordt een grote kostenbesparing gerealiseerd bij de financiële administratie.

Door: Rob Tolstra – CEO go2UBL