Veelgestelde vragen

Wat zijn de kosten?

De kosten bedragen € 0,35 per succesvol afgeleverde UBL. Dat wil zeggen dat UBL’s welke om wat voor reden dan ook niet kunnen worden afgeleverd, niet worden berekend.

Daarnaast zijn er geen implementatie- of abonnementskosten. Tevens is er geen onderhoudscontract of verplichte minimale afname.

Welke soort inkoopdocumenten kunnen aangeleverd worden?

De volgende documenten kunnen worden aangeleverd:
– Standaard inkoopfacturen
– Credit-nota’s
– Kas- en pinbonnen
– Inkoopverklaringen
– Declaraties (van medewerkers)
– Belastingdienstaanslagen
– Buitenlandse facturen
– Facturen zonder KvK nummer

Waar worden de UBL bestanden afgeleverd?

Nadat go2UBL de inkoopdocumenten heeft geconverteerd, worden deze afgeleverd op de afgesproken locatie. Dat kan zijn:

– FTP server
– Dropbox
– Google Drive
– OneDrive
– Emailadres (eventueel gekoppeld aan een boekhoudpakket)
– Exact Online
– Cash Software
– Twinfield

Kan ik andere formaten dan PDF aanleveren?

Ja. Allerlei soorten grafische formaten en MS Word en MS Excel worden ondersteund en automatisch omgezet naar UBL formaat, zodat ze in elke softwarepakket geïmporteerd kunnen worden. Daarnaast krijgt u het document in PDF.

Krijg ik een kennisgeving wanneer een document om wat voor reden dan ook niet verwerkt wordt?

Ja, u ontvangt een e-mail met de reden waarom een document niet verwerkt kan worden. De volgende redenen zijn mogelijk:
– Factuur voldoet niet aan de factuurvereisten
– Document is onleesbaar
– Document is geen inkoopdocument (bijvoorbeeld een pakbon, opdrachtbevestiging, order, herinnering, etc)
– Meerdere documenten op 1 pagina aangeleverd

Kan ik meerdere documenten in 1 scan aanleveren?

Een document dient per stuk aangeleverd te worden. Afhankelijk van uw scanner is het mogelijk om een batch te scannen. Als de scanner in staat is om per pagina een bestand te genereren is dat wenselijk. Zo niet, dan moeten de inkoopdocumenten per stuk worden gescand.

Hoelang duurt het voordat ik mijn aangeleverde inkoopdocumenten als e-factuur ontvang?

Zodra de documenten worden aangeleverd wordt getracht automatisch alle essentiele velden in te vullen. Veelal lukt dit, maar het komt ook vaak voor dat niet alle elementen goed gevonden kunnen worden. In dat geval worden door go2UBL handmatig de ontbrekende elementen toegevoegd. Op deze manier wordt altijd een UBL gegenereerd. Dus ook van de meest onleesbare of handgeschreven documenten. De verwerkingstijd van automatisch herkende documenten is slechts enkele minuten. Indien er handmatig elementen worden aangevuld is de gemiddelde verwerkingstijd 1 â 2 uur, maar nooit langer dan 24 uur.

Is go2UBL een scan-en-herken oplossing?

Deels. go2UBL maakt ook gebruik van scan-en-herken techniek, maar als hulpmiddel. Het feit is dat dergelijke technieken veelal niet verder dan 80% herkenning, om nog maar niet te spreken over juistheid. Wij streven naar 100% herkenning en 100% juistheid.

Bij scan-en-herken oplossingen moet de ontvanger nog veelal zelf aanvullende acties doen om een document geboekt te krijgen. Bijvoorbeeld velden benoemen of het systeem leren hoe de faktuurlayout in elkaar zit. go2UBL doet dit voor u en levert altijd een volledig UBL bestand aan inclusief de bij de KvK bekende NAW-gegevens.

Er worden geen eisen gesteld aan de kwaliteit hoe documenten bij ons aangeleverd worden. Indien deze “op zijn kop” staan of slecht leesbaar zijn, kunnen ze verwerkt worden. Pas als het menselijk oog de inhoud niet meer kan waarnemen, zal het document als onleesbaar afgekeurd worden.

Waarom wordt er in het UBL bestand geen rekening gehouden met kredietbeperking of betalingskorting?

go2UBL negeert kredietbeperking of betalingskorting welke op de faktuur is vermeld. Hiervoor is bewust gekozen aangezien deze korting pas toegepast mag worden als er ook daadwerkelijk aan de voorwaarden wordt voldaan. Dat is voor go2UBL niet te beoordelen. De korting kan derhalve door de uiteindelijke verwerker na betaling worden “afgeboekt”. Dit is overigens boekhoudkundig ook de juiste benadering.

Mag ik mijn facturen en bonnetjes weggooien nadat ik ze bij go2UBL heb aangeboden?

Het juiste antwoord op deze vraag is niet te geven door onduidelijkheid vanuit de overheid. De Rijksoverheid heeft hier een publicatie uitgebracht en geeft aan:

Ja, in de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ van de
Belastingdienst staat uitgelegd dat u onder bepaalde voorwaarden gescande facturen mag weggooien.

Wanneer je deze brochure doorleest, blijkt echter niet dat je de “brondocumenten” mag weggooien.

Duidelijkheid is gewenst en wij volgen de ontwikkelingen op dit gebied.

Kan ik zien hoeveel documenten er verwerkt, afgekeurd en in verwerking zijn?

Ja, wanneer je inlogt bij go2UBL kun je voor 1 of meer bedrijven de voortgang en historie van de verwerking zien.

Welke datum wordt herkend? Factuurdatum of de vervaldatum?

De originele factuurdatum zal in de UBL worden meegeleverd.

Kan go2UBL meerdere BTW tarieven herkennen?

go2UBL is instaat om de BTW grondslagen en tarieven te herkennen. In de UBL wordt derhalve een splitsing gemaakt op 0%, 6% en 21% BTW en grondslagen.

Voorbeeld: als u een pinbon instuurt waarop brandstof staat en een broodje, dan zal de UBL uit 2 regels bestaan: 21% en 6%.

Ik wil ook mijn verkoopfacturen converteren naar UBL en inlezen in mijn boekhoudpakket. Kan dat?

Via convert2UBL maken wij het mogelijk om uw verkoopfacturen te converteren naar een UBL bestand. Dit bestand is vervolgens in te lezen in uw boekhoudpakket als deze de mogelijkheid biedt om verkoopfacturen in te lezen.

De werkwijze is gelijk: mail uw verkoopdocumenten naar <uwkvknummer>@convert2ubl.nl.

De visie van vele boekhoudpakketten is dat je de facturen in “hun” pakket kunt maken en dan is een importfaciliteit niet nodig. De praktijk is duidelijk anders: vele ondernemers maken hun factuur in Microsoft Excel of Word of een niet gekoppeld facturatiepakket.

Momenteel ondersteunen alleen Exact Online, AccountView en Yuki de importfunctie voor verkoop UBL.

Wij hopen dat vele boekhoudsoftwareleveranciers zullen volgen!

Voor meer informatie omtrent convert2ubl kunt u contact met ons opnemen.

Herkenning van o% BTW en Marge regeling

go2ULB Herkent de BTW-grondslagen en de geldende percentages. Indien er geen BTW genoemd wordt op de factuur, wordt het gehele bedrag behandeld als grondslag 0% BTW. Er wordt hierbij geen rekeningehouden met een eventuele Marge-regeling.

Handleidingen

Beheerders

Handleiding voor beheerdersAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld voor de beheerders van een account bij go2UBL. De beheerders zijn instaat om nieuwe bedrijven toe te voegen aan hun account. Tevens kunnen zij de whitelist beheren en gebruikers toegang geven tot de app.

Handleiding ten behoeve van de go2UBL APP

Acrobat-Reader-iconHandleiding ten behoeve van de go2UBL app

Deze handleiding is bedoeld om de go2UBL app te koppelen aan uw administratie, zodat u gemakkelijk een foto van uw inkoopdocument kunt maken. Deze zullen vervolgens naar een UBL worden geconverteerd en afgeleverd worden in uw financiële administratie.

Koppeling inkoopfacturen via go2UBL aan Exact Online

Handleiding koppeling Exact Online aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om de facturen + de UBL in het boekhoudpakket Exact Online naar de juiste administratie te laten verwijzen.

Koppeling inkoopfacturen via go2UBL aan Cashweb

Handleiding koppeling Inkoopfacturen Cashweb aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om de facturen + de UBL in het boekhoudpakket Cashweb naar de juiste administratie te laten verwijzen.

Koppeling inkoopfacturen via go2UBL aan Twinfield

Handleiding koppeling Twinfield aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om de facturen + de UBL in het boekhoudpakket Twinfield naar de juiste administratie te laten verwijzen.

Koppeling inkoopfacturen via go2UBL aan SnelStart

Handleiding koppeling SnelStart aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om de facturen + de UBL in het boekhoudpakket SnelStart in te lezen.

Naast onze handleiding zijn er op het kennisplein van SnelStart de volgende artikelen te vinden over UBL-inlezen:

Koppeling inkoopfacturen via go2UBL aan SnelStart-Online

Handleiding koppeling SnelStart aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om de facturen + de UBL in het boekhoudpakket SnelStart-Online in te lezen.

Naast onze handleiding zijn er op het kennisplein van SnelStart de volgende artikelen te vinden over UBL-inlezen:

Koppeling verkoopfacturen via go2UBL aan Exact Online

Acrobat-Reader-iconHandleiding koppeling verkoopfacturen via go2UBL aan Exact Online

Deze handleiding is bedoeld om uw verkoopfacturen die niet in Exact Online zijn aangemaakt alsnog via go2UBL in PDF + de UBL in het boekhoudpakket Exact Online in de juiste administratie te laten verschijnen.

Koppeling verkoopfacturen via go2UBL aan Cashweb

Handleiding koppeling verkoopfacturen Cashweb aan go2UBLAcrobat-Reader-icon

Deze handleiding is bedoeld om uw verkoopfacturen die niet in CashWeb zijn aangemaakt alsnog via go2UBL in PDF + de UBL in het boekhoudpakket CashWeb in de juiste administratie te laten verschijnen.